Bruksvilkår for arrangør på iSonen ved Buypass AS

Beskrivelse av løsningen

iSonen er en web-basert arrangementsløsning for alle organisasjoner og utøvere tilknyttet Norges Idrettsforbund (NIF). iSonen er utviklet og driftes av Buypass AS i samarbeid med NIF. Du kan lese mer om iSonen her: https://www.idrettsforbundet.no/digital/isonen/ eller ved å besøke https://isonen.no

Alle klubber, kretser og forbund registrert hos NIF kan opprette egne arrangement gjennom iSonen. iSonen støtter de aller fleste arrangementstypene en arrangør kan trenge, inkludert terminfestede, klubb og generelle arrangement, skoler, samlinger, møter og kurs.

Den som skal opprette et arrangement på iSonen, må være tilknyttet arrangøren ved å være oppført i NIF sine medlemssystemer. Identifisering og bekreftelse mot NIF sine systemer skjer ved pålogging gjennom Idrettens ID. Ved opprettelse av arrangement relatert til en spesifikk idrett/gren, må en være medlem av denne idretten/grenen i NIF sine systemer.

Idrettens ID leveres av Buypass i samarbeid med NIF, og er en enkel og trygg løsning for å identifisere seg innen norsk idrett og ta i bruk tjenester som benytter seg av Idrettens ID. Alle kan opprette en Idrettens ID uten kostnad, og uten å måtte ha en tilknytning til norsk idrett. Du kan lese mer om Idrettens ID her https://www.idrettsforbundet.no/digital/idrettens-id/

iSonen er gratis å ta i bruk og det er ingen faste kostnader for arrangører eller deltakere. iSonen tar kun en transaksjonskostnad i de tilfellene det er en transaksjon.

På iSonen kan det opprettes gratisarrangement dersom det ikke er noen form for deltakeravgift eller annen kostnad for deltakelse, ellers opprettes det betalbare arrangement.

Brukerstedsavtale for å bruke Idrettens betaling på iSonen

For å kunne ta betalt for deltagelse gjennom iSonen og Idrettens betalingsløsning, må arrangør ha en gyldig brukerstedsavtale med Buypass. Dette er en avtale mellom arrangør og Buypass som betalingsaktør. iSonen vil automatisk kontrollere om det er en brukerstedsavtale på plass med arrangør. En eventuell manglende brukerstedsavtale, kan enkelt og raskt opprettes av arrangør på https://www.buypass.no/mrc/.

Avtalen kan opprettes av alle som har en relasjon til arrangør, men kun de som er oppført med signeringsrett for arrangør i Brønnøysundregisteret kan inngå en gyldig, bindende avtale gjennom å signere den endelige avtalen. Arrangøren må være medlem av NIF for å kunne bruke avtalen.

Når søknad om brukerstedsavtale er sendt, vil arrangør kunne starte å motta innbetalinger, også før brukerstedsavtalen formelt er godkjent. Arrangør (betalingsmottaker) vil ikke kunne få overført penger fra sin konto i Idrettens betaling til sin egen bankkonto før brukerstedsavtalen er signert og godkjent. Dersom brukerstedsavtalen ikke blir godkjent og det har blitt gjort innbetalinger til betalingsmottakeren, vil disse bli refundert til de personene som har gjort innbetalingene. Dette betyr at arrangør enkelt kan komme i gang med å ta betalt, uten å måtte vente på at avtalen signeres.

Den eller de personene som er oppført med signeringsrett for arrangør i Brønnøysundregisteret vil motta en e-post fra Buypass med en lenke for digital signering.

Signering av avtalen gjøres raskt og enkelt ved bruk av BankID.

Det vises ellers til de enhver tid gjeldende betingelser i brukerstedsavtalen.

Betaling og kostnader ved bruk

iSonen benytter Idrettens betalingsløsning for gjennomføring av alle betalbare transaksjoner. Denne tjenesten leveres av Buypass AS i samarbeid med NIF og er en enkel og trygg betalingsløsning. Du kan lese mer om Idrettens betalingsløsning her https://www.idrettsforbundet.no/digital/idrettens-betalingslosning

På arrangement som bruker Idrettens betalingsløsning vil det trekkes et transaksjonsgebyr på transaksjoner. Gjeldende transaksjonsgebyr er tilgjengelig i prislisten her https://www.idrettsforbundet.no/digital/idrettens-betalingslosning/kostnader

Arrangement som er gratis og har ingen krav til betaling, hverken på iSonen eller utenfor, vil det ikke tilkomme noen avgifter til arrangør på bruk.

For arrangement som krever betaling, og arrangør velger en annen betalingsløsning enn Idrettens betalingsløsning, vil Buypass fakturere arrangør en avgift tilsvarende transaksjonskostnaden en normalt skulle betalt i henhold til prislisten, pluss et ekstra gebyr på 1% lagt til på transaksjonsgebyret for hver starter og/eller øvelse en deltager deltar på. Faktura vil bli sendt i etterkant av arrangementet. Det er kun arrangement hvor Idrettens betaling ikke benyttes, hvor faktura sendes ut og ekstra avgiften blir lagt til.

Støttede betalingsalternativer for iSonen er p.t. kortbetaling (Visa/Mastercard), Vipps, Apple Pay og klubb til klubb-fakturering.

Ved klubb til klubb-fakturering sendes en faktura til deltagerens klubb. Fakturaen blir utstedt fra arrangør og sendt som EHF (Elektronisk Handelsformat) eller som en PDF-faktura på e-post til deltagers medlemsklubb som er ansvarlig for å betale faktura.

Faktura sendes automatisk fra iSonen, 14 dager etter at arrangementet er fullført. Fullført betegnes som den datoen som er satt som avsluttet i iSonen. Arrangør mottar en e-post to dager før faktura blir sendt, og kan velge å utsette utsendingen med ytterligere én uke. Arrangør kan og velge å sende fakturaene ut fra iSonen ved å trykke på send faktura.

Deltagerens medlemsklubb vil eventuelt gjøre opp med deltager i etterkant. Dette er et internt forhold mellom deltager eller påmelder og medlemsklubb, og er ikke et forhold mellom deg som arrangør av arrangementet eller Buypass.

Det blir sendt én faktura til hver medlemsklubb. Er det flere deltagere fra samme klubb som deltok på arrangementet, vil det bli sendt ut én samlefaktura til medlemsklubben.

iSonen vil vise om en faktura er betalt, men iSonen eller Buypass er ikke ansvarlig for å drive inn beløpet på fakturaen. Dette vil være en sak mellom medlemsklubben og deg som arrangør.

Alle priser på arrangementet settes av arrangør. iSonen tilbyr flere prisstrukturer, inkludert én pris for deltagelse på arrangementet, pris for hver øvelse, egen pris for medlemmer, trappetrinns priser og priser for kjøp av tjenester og produkter.

Arrangør er ansvarlig for at de øvelsene, arrangementene og tjenestene som er tilgjengelig er priset korrekt, samt at rett merverdiavgiftssats er benyttet. iSonen vil foreslå sats basert på informasjonen arrangør har lagt inn, men denne kan overstyres av arrangør. Velger arrangør å overstyre merverdiavgiftssatsen foreslått av iSonen og denne blir feil, er dette et aktivt valg arrangør har tatt og kan ikke gå tilbake på Buypass eller NIF.

Nettoverdien (betalt beløp fratrukket transaksjonskostnader) av betalte transaksjoner vil automatisk bli overført til arrangøren sin klientkonto hos Buypass AS, i henhold til brukerstedsavtalen. Videre utbetaling til arrangør sin bankkonto gjøres løpende etter innstillinger arrangør har satt på sin klientkonto. Alle utbetalinger følger bankenes betalingssykluser.

Serviceavgift

Når en deltager melder seg på et arrangement på iSonen, kan det påløpe en serviceavgift som belastes kjøperen og kommer i tillegg til kostnaden for deltagelse på arrangementet. Avgiften går til Buypass AS og bidrar til videreutviklingen av iSonen, slik at vi kan tilby en optimal plattform for norsk idrett. Avgiften utgjør 5 % av kjøpesummen, med en minimumsavgift på kr 5,- og en maksimumsavgift på kr 30,-. For arrangement som er gratis, terminfestet eller selger lisens, tilkommer det ingen serviceavgift.

Bekreftelse på påmelding

Deltageren og publikum vil være påmeldt i det øyeblikket betalingen er gjennomført. Ved kort, Vipps, Apple Pay og Riverty vil dette være når betalingen har gått gjennom, mens på klubb til klubb-faktura er det når faktura er bekreftet som betalingsmetode. Merk at dette er før fakturaen er betalt og pengene har kommet inn til arrangørkontoen.

Oppstår det feil under betalingstransaksjonen vil påmeldingen/kjøpet ikke bli gjennomført eller bekreftet. Betaler er selv ansvarlig for å kontrollere at kjøpet/betalingen blir bekreftet samt sikre at det er penger tilgjengelig på konto og at kort/Vipps eller Apple Pay er aktivert. Dersom det oppstår problemer rundt betaling, må den som betaler ta kontakt med egen bank, utsteder av kort, Vipps eller direkte til Riverty. Påmelder er ansvarlig for å verifisere at deltagers klubb vil håndtere kostnadene for deltakelse, før faktura klubb til klubb velges som betalingsalternativ.

Bindende påmelding og avbestillingsforsikring

Alle arrangementer på iSonen har i utgangspunktet bindende påmelding, noe en påmelder aksepterer ved påmelding. Når en arrangør oppretter et nytt arrangement, kan de selv angi en dato og et tidspunkt som bestemmer når påmeldingen blir bindende og når påmelder kan gjøre endringer.

Dersom en endringsfrist er angitt, vil en påmelder kunne gjøre endringer, inkludert å refundere påmeldingen, frem til den oppgitte datoen og tidspunktet.

For arrangementer med bindende påmelding, er arrangøren i utgangspunktet ikke forpliktet til å refundere påmeldingsavgiften til deltakeren. iSonen tilbyr derfor en avbestillingsforsikring som påmelder kan velge å kjøpe ved påmelding. Denne forsikringen gir mulighet for å få refundert påmeldingsavgiften ved behov.

Som arrangør er du ikke direkte involvert i tilbudet av forsikringen, men du vil kunne se om en deltaker har tegnet forsikring. Arrangører bør informere deltakere om muligheten for forsikring og henvise til forsikringsselskapet ved behov. Mer informasjon om avbestillingsforsikringen finner du på https://hjelp.isonen.no/no/article/avbestillingsforsikring-fra-isonen.

Krav til innhold, overholdelse av rettigheter og retusjering av bilder

Arrangør er ansvarlig for alt innhold som en legger inn i iSonen. Arrangør skal ikke publisere innhold eller annet materiale som er, eller kan oppfattes som, upassende, uanstendig, støtende eller nedverdigende.

Arrangør skal heller ikke publisere innhold eller annet materiale som noen andre har rettigheter til, uten avtale med rettighetshaver(ne). Innhold som bryter med dette, vil bli fjernet så raskt som mulig etter at iSonen får kjennskap til slikt innhold.

Etter markedsføringsloven § 2 skal alle bilder der en kropps fasong, størrelse eller hud er endret ved retusjering eller annen manipulering være merket med et standardmerke. Det er arrangørens ansvar å sikre at dette kravet blir fulgt. Dersom Buypass AS blir oppmerksom på brudd på disse reglene, kan aktuelt innhold bli fjernet.

iSonen har en integrasjon mot bildedatabasen Unsplash. En arrangør kan fritt bruke bilder fra denne databasen vederlagsfritt og til kommersielle formål, så lenge bildematerialet ikke videreselges eller brukes i konkurranse med Unsplash. Gjeldende lisensregler for bruk av bildemateriell fra Unsplash er tilgjengelig her https://unsplash.com/license.

Krav til deg som arrangør ved behandling av personopplysninger

Buypass er databehandler for personopplysninger knyttet til arrangøren og de personer som benytter iSonen på vegne av arrangøren. Arrangør er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som lagres i og hentes ut fra iSonen knyttet til arrangør, deltagere, påmelder og publikum på det enkelte arrangement. Vi viser til Buypass’ personvernerklæring som inngås mellom partene.

For behandling av personopplysninger ved kundehenvendelser og kundetilbakemeldinger, samt anonymisering av innsamlede personopplysninger til analyse- og statistikkformål, er Buypass behandlingsansvarlig. Arrangøren er innforstått med at Buypass behandler personopplysninger for slike formål.

Partene er selv ansvarlig for å etterleve de krav og forpliktelser som stilles til parten etter personopplysningloven og EUs forordning 2016/679 (GDPR) eller senere lovgivning som erstatter disse. Dette innebærer blant annet at arrangøren ikke skal samle inn mer personopplysninger enn det arrangøren trenger for å gjennomføre arrangementet, samt å sikre at arrangøren har et behandlingsgrunnlag til å samle inn personopplysningene. Videre er det krav om at personopplysningene blir korrekt behandlet og håndtert, og at disse kun benyttes til det spesifikke formålet de er tiltenkt knyttet til arrangementet deltagerne er påmeldt.

Arrangøren kan bare sende påmeldingsopplysninger fra iSonen til et tidtakingsystem eller resultatservice hvis det er nødvendig for gjennomføringen av arrangementet.

Merk at dersom personopplysninger overføres til, eller gjøres tilgjengelig for andre systemer er du som arrangør selvstendig behandlingsansvarlig for alle personopplysninger tilknyttet deltagere, påmelder og publikum. Det er ikke tillat å sende eller behandle personopplysningene i andre systemer som ikke er relevant for gjennomføringen av arrangementet.

Etter at arrangementet er avsluttet, skal personopplysninger behandles forsvarlig og slettes etter gjeldende regelverk.

Det skal og hentes inn samtykke for å kunne ta bilder og film av deltagerne. Ved påmelding vil iSonen be påmelder om å ta stilling til dette, og du som arrangør kan se på hvem som har godtatt under «Mediesamtykke» for arrangementet. Det henvises forøvrig til NIF sine retningslinjer for publisering av bilder og film https://www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/retningslinjer-for-publisering-av-bilder-og-film-av-barn/.

Det er heller ikke tillatt å bruke dataene til å kommunisere med deltagere, påmelder og publikum etter at arrangementet er gjennomført, med mindre deltager, påmelder eller publikum gir eget samtykke for dette.

Elektronisk kommunikasjon

All kommunikasjon som gjelder iSonen skjer elektronisk eller ved annonseringer på iSonen. Kommunikasjon kan være informasjon som er relevant til arrangør enten direkte eller indirekte for et arrangement, eller informasjon om nye funksjoner, muligheter eller endringer på bruk av iSonen.

Buypass kan ta kontakt med arrangør ved den oppgitte e-postadressen eller telefonnummer, når dette er relatert til et arrangement arrangør har opprettet på iSonen.

Som arrangør vil en kun motta markedskommunikasjon fra Buypass eller iSonen, så lenge en selv takker ja til dette. En kan når som helst trekke sitt samtykke uten videre forklaring.

Krav til deg som arrangør for gjennomføringen av arrangementet

Arrangør er ansvarlig for gjennomføringen av alle arrangement som opprettes på iSonen og mottas påmeldinger til. iSonen fasiliteter kun påmeldingen og håndterer eventuelle betalinger, og er ikke avtalepart for selve gjennomføringen av arrangementet overfor den enkelte deltager og påmelder.

Oppstår det problemer med gjennomføringen av arrangementet, f.eks. at det må flyttes til en ny dato, avlyses eller lignende, er det arrangør som må håndtere dialogen mot deltager, påmelder og publikum. Dette inkluderer også vurdering av og eventuell gjennomføring av refusjon av påmeldingskostnader.

Kundesupport og henvendelser fra deltager, påmelder og publikum rundt arrangementet

Alle henvendelser fra en deltager, påmelder og publikum rundt deres arrangement, skal besvares og håndteres av arrangør. iSonen ved Buypass kontaktes kun angående spørsmål direkte knyttet til iSonen.

Oppetid og tilgjengelighet

iSonen er normalt tilgjengelig 24 timer, 7 dager i uken, 365 dager i året. Driftsavbrudd kan forekomme og det er ingen avtale om garantert oppetid. Buypass jobber hele tiden for å sikre en høyest mulig grad av tilgjengelighet og oppetid på iSonen.

Buypass AS er ikke ansvarlig ved eventuelle skader eller tap som påføres arrangør som følge av nedetid eller andre problemer som oppstår på iSonen.

Reklamasjon

Dersom arrangøren bestrider ansvar for handlinger som har skjedd på iSonen knyttet til seg selv, eller tilknyttede arrangement må arrangøren sende en reklamasjon uten ugrunnet opphold etter at arrangøren ble eller burde ha blitt kjent med forholdet. Kravet skal fremsettes skriftlig for Buypass. Dersom arrangøren mener at handlingene skyldes et straffbart forhold, kan Buypass kreve at arrangøren anmelder forholdet til politiet.

Midlertidig opphør av Buypass sine plikter – force majeure

Om det inntreffer en ekstraordinær situasjon som umuliggjør Buypass sine forpliktelser, slik som krigsutbrudd, streik, boikott, blokade lockout eller lignende, vil alle forpliktelser fra Buypass opphøre midlertidig, inkludert utbetalinger. Buypass vil ikke være ansvarlig for tap som skyldes en slik ekstraordinær situasjon.

Sperring av tilgang

Dersom det foreligger en mistanke om straffbare handlinger, kan arrangørens tilgang til iSonen bli sperret uten varsel. Arrangør skal informeres så snart som mulig etter sperringen, med mindre norsk lov forhindrer at slik informasjon gis.

Rettigheter

Arrangør får en begrenset bruksrett til iSonen som omfatter de rettigheter som er nødvendig for at arrangør skal kunne bruke iSonen etter sitt formål.

Buypass eier alle materielle og immaterielle rettigheter til enhver programvare, dokumentasjon mv. levert av Buypass eller Buypass underleverandører. Slik programvare, dokumentasjon mv. skal ikke overleveres andre, selges, kopieres eller på annen måte brukes til formål som ikke er skriftlig forhåndsgodkjent av Buypass.

Tvister

Avtalen reguleres av norsk rett. Eventuelle tvister skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom forhandlingene ikke fører frem innen rimelig tid kan saken bringes inn for de ordinære domstoler med Oslo tingrett som verneting.