Personvernerklæring for iSonen

1 Behandling av personopplysninger

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Buypass AS ("Buypass", "oss" eller "vi") behandler personopplysninger i forbindelse med arrangementer som opprettes på iSonen, herunder om den som oppretter arrangementet, deltaker, påmelder og publikum.

Personvernerklæringen gjelder for tjenesten iSonen som er tilgjengelig på isonen.no og isonen.com. Med «arrangør» menes den aktuelle klubben, kretsen eller særforbundet som har opprettet arrangementet i iSonen og som står for gjennomføringen av arrangementet. Behandling av personopplysninger skjer innenfor rammen av databehandleravtalen Buypass har med arrangøren og de generelle reglene i den norske personopplysningsloven og GDPR, samt øvrig relevant regelverk.

Et arrangement på iSonen kan være forskjellige typer arrangement, som alle refereres til som arrangement i denne personvernerklæringen. Dette inkluderer arrangement, terminfestet arrangement, kurs, møte, serie og lisens. Et arrangement kan i tillegg ha en publikumsdel, hvor publikum kan kjøpe tilgang eller andre tjenester knyttet til arrangementet, men ikke delta som en deltager.

2 Hvem er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger?

Arrangør av det enkelte arrangement på iSonen er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger knyttet til arrangementet som beskrevet i denne personvernerklæringen. Buypass opptrer som databehandler og behandler personopplysningene på vegne av og på instruks av den enkelte arrangør.

For noen formål angitt i denne personvernerklæringen er Buypass behandlingsansvarlig. Disse er angitt i punkt 4.

Våre kontaktdetaljer er:

Buypass har et eget personvernombud som kan kontaktes på personvernombud@buypass.no.

Dersom noe i denne personvernerklæringen er uklart eller du har øvrige spørsmål om hvordan Buypass eller arrangøren behandler dine personopplysninger, er du velkommen til å ta kontakt med Buypass via kontaktopplysningene nevnt ovenfor.

3 Personopplysninger som Buypass behandler på vegne av arrangøren

3.1 Personopplysninger vi behandler om deg og formålet med behandlingen

3.1.1 Om den som oppretter arrangementet

Vi behandler følgende personopplysninger om den som oppretter arrangement på iSonen:

• Buypass ID

  • En unik tallkombinasjon som utstedes til hver bruker som har opprettet en Idrettens ID. Selve ID-en er ikke sporbar, men Buypass kan bruke den for å hente opp brukerinformasjonen som er knyttet til Idrettens ID

• Arrangør ID

  • En ikke personlig unik tallkombinasjon relatert til klubben som oppretter arrangementet. Er ikke personlig, men den klubben en oppretter arrangementet på vegne av

• Krets ID

  • En ikke personlig unik tallkombinasjon relatert til kretsen klubben en oppretter arrangementet for er medlem av

• Region ID

  • En ikke personlig unik tallkombinasjon relatert til regionen klubben en oppretter arrangementet for er tilknyttet

• Forbund ID

  • En ikke personlig unik tallkombinasjon relatert til særforbundet klubben en oppretter arrangementet for er medlem av

• Organisasjonsnummer

  • Et unikt offisielt nummer som tildeles alle organisasjoner i Norge

• Kontaktperson for arrangementet

  • Personen som blir ført opp på arrangementet som deltager og påmelder kan kontakte. Inkluderer fullt navn som nødvendig, men kan også være telefonnummer, e-postadresse og nettside

• Type arrangement

  • Flere typer arrangement kan opprettes, arrangement, terminfestet arrangement, kurs, møte, serie og lisens

• Samtykke for markedskommunikasjon

  • En arrangør kan velge å motta markedskommunikasjon fra Buypass i forbindelse med bruk av iSonen. Samtykket kan når som helst trekkes.

Formålet med behandlingen er for å kunne opprette nye arrangement, eller for å behandle eller godkjenne eksisterende arrangement som er opprettet på iSonen.

3.1.2 Om arrangementets deltakere

Nedenfor vises informasjon som kan samles inn om en deltager på et arrangement. Dette er den komplette listen over informasjon som er aktuell å behandle, men hva som blir behandlet i det konkrete tilfellet er definert av arrangør og kan dermed være mindre.

Vi behandler følgende personopplysninger om arrangementets deltakere via iSonen:

• Buypass ID

  • En unik tallkombinasjon som utstedes til hver bruker som har opprettet en Idrettens ID. Selve ID-en er ikke sporbar, men Buypass kan bruke den for å hente opp brukerinformasjonen som er knyttet til Idrettens ID

• Person ID

  • En unik tallkombinasjon som utstedes til hver bruker som opprettes i Norges Idrettsforbund (NIF) sin database. Selve ID-en er ikke sporbar, men Buypass kan bruke den for å hente opp brukerinformasjonen som er tilgjengelig fra NIF

• Fornavn

  • Fornavnet inkludert eventuelle mellomnavn på deltageren

• Etternavn

  • Etternavnet til deltageren

• Påmelder

  • Hvem som har meldt på deltageren. Kan være samme som deltager eller en annen person. Påmelder vil være fullt navn på den som meldte på.

• Påmeldingstype

  • Viser om en meldte seg på selv, ble meldt på av et familiemedlem eller lagt til av klubb/krets/særforbund på arrangementet

• Fødselsdato

  • Fødselsdatoen til deltageren

• Kjønn

  • Kjønnet til deltager. Brukes for å melde på i rett øvelse og klasser

• Land

  • Hvilket land deltageren kommer fra

• E-post

  • E-postadressen til deltager

• Mobil

  • Mobilnummer til deltager

• Klubb

  • Klubben deltager representerer

• Lisensnummer

  • Om deltager har en gyldig lisens, lagres lisensnummeret. Dette er en unik tallkombinasjon.

• Påmeldt dato

  • Dato og tidspunkt deltageren på meldt på arrangementet

• Avmeldt dato

  • Dato og tidspunkt deltageren ble meldt av arrangementet

• Motta oppdateringer fra arrangør

  • Arrangøren kan hente inn samtykke til å kontakte deltager etter at arrangementet er gjennomført. Typisk brukt for informasjon om fremtidige arrangement. Viser om deltager har gitt aksept på fremtidig kommunikasjon

• Øvelser

  • Kombinasjonen av klasse og øvelse som til sammen blir en øvelse deltageren er påmeldt. Kan være én eller flere øvelser.

• Produkter

  • Noen arrangement lar deltager kjøpe produkter og/eller tjenester som en del av arrangementet

• Spørsmål

  • Arrangøren kan be deltager svare på enkelte spørsmål når en velger øvelser, produkter eller tjenester

• Meldinger sendt fra arrangør

  • Arrangøren kan sende meldinger til alle deltagere som er påmeldt arrangementet

• Oppmøte

  • Om deltager er registrert møtt opp på arrangementet. Inkluderer dato og klokkeslett

• Samtykke og reservasjoner

  • Ved påmelding til et arrangement blir påmelder spurt på deltagers vegne, om en vil godta at det kan tas bilder og filme utøveren. Eventuelt samtykke lagres på påmeldingen til deltager.

Formålet med behandlingen er å håndtere påmeldingen, at deltager kan delta på arrangementet, delta i konkurranse på like vilkår som andre deltagere basert på alder, administrere sin egen påmelding og få tilgang på produkter og tjenester som eventuelt er kjøpt.

3.1.3 Om publikum på et arrangement

Nedenfor vises informasjon som samles inn om publikum som kjøper tjenester knyttet til et arrangement. Publikum kan kjøpe adgang til arrangementet det kan også være personer som kun kjøper tilgang til parkering eller andre varer og tjenester, men ikke deltar som publikum på selve arrangementet. Det er personen som kjøper tilgangen det samles inn informasjon om.

Dette er den komplette listen over informasjon som er aktuell å behandle, men hva som blir behandlet i det konkrete tilfellet er definert av arrangør og kan dermed være mindre.

Vi behandler følgende personopplysninger på publikum på et arrangement via iSonen:

• Fornavn

  • Fornavnet inkludert eventuelle mellomnavn

• Etternavn

  • Etternavnet

• E-post

  • E-postadresse

• Mobil

  • Mobilnummer

• Kjøpsdato

  • Dato og tidspunkt kjøpet ble gjennomført

• Annullert dato

  • Dato og tidspunkt kjøpet eventuelt ble annullert

• Motta oppdateringer fra arrangør

  • Arrangøren kan hente inn samtykke til å kontakte pulikum etter at arrangementet er gjennomført. Typisk brukt for informasjon om fremtidige arrangement. Viser om publikum har gitt aksept på fremtidig kommunikasjon

• Produkter

  • Noen arrangement lar publikum kjøpe produkter og/eller tjenester som en del av billetten

• Spørsmål

  • Arrangøren kan be publikum om å svare på enkelte spørsmål når en velger billetter, produkter eller tjenester

• Meldinger sendt fra arrangør

  • Arrangøren kan sende meldinger til publikum som har kjøpt tilgang til et arrangement

• Billett brukt

  • Dato og klokkeslett for når billetten er markert som brukt
• Samtykke og reservasjoner

Formålet med behandlingen er å håndtere at publikum kan delta på arrangementet og få tilgang på produkter og tjenester som eventuelt er kjøpt.

3.1.3.1 Bekreftelse av informasjonen som deles med iSonen

Ved påmelding til et arrangement vil deltager, påmelder og publikum bli presentert med de dataene som er samlet inn og vil bli delt med iSonen ved en gjennomført påmelding.

3.1.3.2 Ekstern deltagerliste for arrangement

Ved påmelding til et arrangement, kan alle deltagere som er påmeldt bli oppført på en «ekstern deltagerliste». Dette er en liste som vises på arrangementssiden på iSonen og inneholder begrenset informasjon slik som fullt navn på deltager, klubbtilhørighet og hvilke øvelser en deltar på. Det er opp til arrangør om denne listen skal vises.

3.1.3.3 Ekstern liste over de som har tegnet lisens

Ved kjøp av lisens eller forsikring gjennom iSonen, kan en bli oppført på en «lisenssjekk-liste» over de som har kjøpt lisens. Listen vises på samme siden hvor en kjøpte lisens, og viser fullt navn på lisensinnehaver, klubbtilhørighet, lisensprodukt, kjøpsdato og tidspunkt samt lisensnummer.

Listen er tilgjengelig for at eksterne tidtakingssystemer, arrangører og forsikringsselskap skal kunne kontrollere at en deltager har gyldig lisens og kan delta på arrangementet eller være dekket i tilfelle et forsikringsoppgjør.

Lisensen administreres og opprettes av deltager sitt tilknyttede særforbund og det er opp til særforbundet om listen skal vises.

3.1.3.4 Avbestillingsforsikring

Alle arrangementer på iSonen har i utgangspunktet bindende påmelding, så fremt ikke annet er oppført på arrangementet. iSonen tilbyr en valgfri avbestillingsforsikring, som kan kjøpes sammen med påmelding til et arrangement, som gir mulighet for å få refundert avgifter som er betalt.

Forsikringen tilbys av Tryg Forsikring. For hver person som kjøper avbestillingsforsikring, vil iSonen sende fullt navn, e-post, mobilnummer og adresse til Tryg Forsikring.

En kan lese mer om avbestillingsforsikringen her https://hjelp.isonen.no/no/article/avbestillingsforsikring-fra-isonen

3.1.4 Om de som melder på deltakeren på arrangementet

Vi behandler følgende personopplysninger for de som melder på deltakere til arrangementet:

• Buypass ID

  • En unik tallkombinasjon som utstedes til hver bruker som har opprettet en Idrettens ID. Selve ID-en er ikke sporbar, men Buypass kan bruke den for å hente opp brukerinformasjonen som er knyttet til Idrettens ID

• Person ID

  • En unik tallkombinasjon som utstedes til hver bruker som opprettes i Norges Idrettsforbund (NIF) sin database. Selve ID-en er ikke sporbar, men Buypass kan bruke den for å hente opp brukerinformasjonen som er tilgjengelig fra NIF

• Navn

  • Navnet til den som melder på deltageren

• E-post

  • E-postadressen til den som melder på

• Status

  • Status på om påmeldingen fortsatt er gjeldende eller om en er avmeldt

• Transaksjons-ID

  • Er det en betaling involvert gjennom Idrettens betaling, har transaksjonen fått en unik ID for sporing ved eventuelle feil

• Betalingsmetode

  • Om det er en betaling for deltagelsen, lagres betalingsmetoden som er brukt, Vipps, kort eller faktura

• Betalt inkl. mva.

  • Beløpet for deltagelse om det er betaling involvert

Formål med behandlingen er for å melde på deltagere, administrere påmeldinger og gjennomføre betalinger.

3.2 Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget for behandlingen vi gjør som databehandler for arrangement på iSonen er databehandleravtalen vi har med den enkelte arrangør.

3.3 Hvem deler arrangøren personopplysningene dine med?

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter databehandleravtalen med arrangør utleveres nødvendige opplysninger til:

• Idrettens Betaling

  • Idretten sin felles betalingsløsning. iSonen bruker Idrettens betaling for å gjennomføre nødvendige betalinger, om det er ved bruk av Vipps, kort eller faktura

• NIF

  • NIF mottar data fra iSonen for å gi deltagere, påmelder og arrangør en best mulig oversikt over de arrangementene en deltar på eller arrangerer

• Tidtakingsystem

  • Arrangøren kan overføre data til eget tidtakingsystem for å gjennomføre selve arrangementet. Hvilket system vil variere fra arrangement til arrangement og håndteres og velges av arrangør

• Eksportert deltagerliste

  • En arrangør kan ta ut deltagerlisten for arrangementet til en Excel-fil for mer avansert behandling og mulig deling av dataene.

• Klubben

  • Klubben som arrangerer arrangementet, får tilgang til den samme informasjonen arrangøren mottar

• Krets

  • Kretsen som klubben som arrangerer arrangementet er tilknyttet, får tilgang til den samme informasjonen arrangøren mottar

• Særforbundet

  • Særforbundet som klubben som arrangerer arrangementet er tilknyttet, får tilgang til den samme informasjonen arrangøren mottar

3.4 Oppbevaring og sletting

Vi lagrer opplysningene om deg så lenge dette er nødvendig for å oppfylle formålet og disse slettes etter instruks fra arrangøren.

4 Personopplysninger som Buypass behandler for egne formål som behandlingsansvarlig

4.1 Behandling av personopplysninger ved kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger

4.1.1 Rolle og formål

Buypass behandler personopplysninger ved kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger. Slik behandling er en del av tjenesten iSonen som Buypass leverer til arrangørene. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger er beskrevet i dette punkt 4.1.

4.1.2 Hvem og hvilke personopplysninger behandler vi om?

Vi behandler følgende personopplysninger ved kontakt med kundeservice:

• Fornavn og etternavn
• Firma/klubb (valgfritt)
• Telefon (valgfritt)
• E-post
• Melding til kundeservice
• Eventuelle vedlegg som lastes opp
• Om en ønsker å abonnere på vårt nyhetsbrev (valgfritt)

Vi behandler følgende personopplysninger når en gir en tilbakemelding til iSonen:

• Fornavn og etternavn
• Klubb/forbund
• E-post
• Telefon (valgfritt)
• Plattform; PC, Mac osv. (valgfritt)
• Nettleser (valgfritt)
• Tilbakemelding
• Om en ønsker å abonnere på vårt nyhetsbrev (valgfritt)

Vi behandler følgende personopplysninger når en arrangør deltar i en undersøkelse

• Navn på gjennomført arrangement
• E-post
• Hvilken klubb en representerer
• Særforbund klubben er medlem av (valgfritt)
• Tilbakemelding i form av stjerner, 1 til 5
• Tilbakemeldingene på spørsmål i undersøkelsen
• Eventuelle andre tilbakemeldinger (valgfritt)
• Om en ønsker å abonnere på vårt nyhetsbrev (valgfritt)

Vi behandler følgende personopplysninger når en deltager deltar i en undersøkelse

• Fornavn og etternavn
• E-post
• Navn på arrangement en deltok på
• Tilbakemelding i form av stjerner, 1 til 5
• Tilbakemeldingene på bruk

4.1.3 Behandlingsgrunnlaget for behandlingen ved kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger

Vi har vurdert at de registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran vår berettigede interesse i slik behandling. Grunnlaget for behandlingen av kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger er GDPR artikkel 6 nr. 1 (f).

For påmelding til vårt nyhetsbrev er behandlingsgrunnlaget samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 (a). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

4.1.4 Hvem deler Buypass personopplysningene dine med?

Buypass benytter databehandlere for å kunne forvalte kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger. Dette gjelder:

• Monday

  • Vi bruker Monday til å forvalte informasjon som kommer inn via kontaktskjema eller via spørreundersøkelsene. Det lagres navn, e-post, telefon, samtykker, arrangement, klubb, tilbakemeldinger og notater. Data lagres i maksimalt 365 dager
  • Data oppbevares og behandles i henhold til GDPR og er lagret i EU
  • Mer informasjon er tilgjengelig her: https://monday.com/l/privacy/monday-com-is-gdpr-ready/
  • Full databehandleravtale er tilgjengelig her: https://monday.com/l/privacy/dpa/

• Atlassian

  • Vi bruker Jira Servicedesk fra Atlassian som saksbehandlingsverktøy for vår kundeservice. Vi lagrer navn, e-post, telefon og beskrivelse av henvendelsen og løsningsforslag. Data lagres i maksimalt 365 dager
  • Data oppbevares og behandles i henhold til GDPR og er lagret i EU
  • Mer informasjon er tilgjengelig her: https://www.atlassian.com/trust/privacy/country/europe-and-gdpr
  • Full databehandleravtale er tilgjengelig her: https://www.atlassian.com/legal/data-processing-addendum

4.1.5 Oppbevaring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger innsamlet fra kundehenvendelser, -undersøkelser og -tilbakemeldinger i 365 dager etter innsamling.

4.2 Behandling av personopplysninger til statistikk- og analyseformål

4.2.1 Rolle og formål

Buypass anonymiserer personopplysninger fra iSonen og behandler anonyme opplysninger til statistikk- og analyseformål, med formål om å forbedre våre tjenester.

4.2.2 Personopplysninger som anonymiseres

For å kunne bygge statistikk og gjøre analyser overføres informasjon fra iSonen til et verktøy som brukes for statistikk- og analyseformål. Dette gjelder informasjon om deltakere, påmeldere og arrangører. Ingen personopplysninger overføres fra iSonen til verktøyet og kan ikke spores tilbake til personen.

4.2.3 Behandlingsgrunnlaget for behandlingen

Vi har vurdert at de registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran vår berettigede interesse i slik behandling. Grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 (f).

4.2.4 Verktøy for statistikk og analyse basert på anonymiserte opplysninger

Buypass bruker verktøy og databehandlere for å kunne innhente anonyme opplysninger om bruken av iSonen, samt foreta analysering av opplysningene. Dette gjelder:

• Google Analytics 4

  • Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics 4 for å analysere brukeratferd og gjøre iSonen mer brukervennlig. All informasjon som samles inn, blir anonymisert og kan ikke spores tilbake. Data som samles inn ved bruk av iSonen er type klient, nettleser, versjonsnummer, handlinger relatert til når feilen oppstod, bevegelser og hvor en klikker inne på nettsiden og generell atferd. Data lagres i maksimalt 365 dager.
  • Data anonymiseres i henhold til GDPR og er lagret i USA
  • Mer informasjon er tilgjengelig her: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=en
  • Full databehandleravtale er tilgjengelig her: https://support.google.com/analytics/answer/3379636?hl=en

Databehandlerne er underlagt databehandleravtaler med Buypass, og har ikke tilgang til dine personopplysninger.

4.2.5 Oppbevaring og sletting

Data som brukes for statistikk- og analyseformål er anonyme og er ikke underlagt krav om sletting.

5 Dine rettigheter, og hvordan ivareta dem

I forbindelse med behandlingen av dine personopplysninger har du visse rettigheter.

Vi vil videresende alle henvendelser om behandling som vi foretar som databehandler (se pkt. 3 over) til arrangøren som har ansvaret for å svare på din henvendelse. Henvendelser som vi mottar som gjelder behandling som vi foretar for egne formål (se pkt. 4 over) vil bli besvart av Buypass.

Dine rettigheter inkluderer:

1. Innsynsrett: Du har rett til å få bekreftelse på om behandlingsansvarlige behandler personopplysninger om deg eller ikke, og dersom dette er tilfellet, å be om innsyn i personopplysningene. Innsynsinformasjonen inkluderer – blant annet – formålene med behandlingen, de berørte kategoriene av personopplysninger, og mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysningene er eller vil bli utlevert til. Dette er imidlertid ikke en absolutt rettighet og andres rettigheter og interesser kan begrense din innsynsrett.

   Du kan ha rett til å motta en kopi av personopplysningene som behandles. Dersom mer enn én kopi blir anmodet av deg, kan du måtte betale et rimelig gebyr basert på administrasjonskostnadene våre.

2. Rett til retting: Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Avhengig av formålene med behandlingen, kan du ha rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert, herunder ved å fremlegge en supplerende erklæring.
3. Rett til sletting ("rett til å bli glemt"): Under visse omstendigheter, har du rett til å få personopplysningene om deg slettet, og behandlingsansvarlig kan ha plikt til å slette slike personopplysninger.
4. Rett til begrensning av behandling: Under visse omstendigheter, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger om deg begrenses. Dersom dette er tilfelle, vil de respektive opplysningene bli merket og bare behandlet av oss for bestemte formål.

5. Rett til å protestere: Under visse omstendigheter kan du ha rett til å protestere til enhver tid, av grunner knyttet til din særlige situasjon, mot vår behandling av dine personopplysninger. Det vil kunne kreves at vi ikke lenger behandler dine personopplysninger.

   Du vil dessuten ha rett til å protestere til enhver tid mot behandling av personopplysninger som angår deg, hvis dine personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, herunder profilering i den utstrekning dette er relatert til slik direkte markedsføring. I et slikt tilfelle vil ikke dine personopplysninger lenger behandles for slike formål av oss.

6. Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Uten at det berører annen administrativ eller rettslig prøving, har du rett til å klage til en tilsynsmyndighet dersom du anser vår behandling av dine personopplysninger å være i strid med personvernreglene. Tilsynsmyndigheten i Norge er Datatilsynet. Se datatilsynet.no for videre informasjon.

Hvis du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldende overfor Buypass, ber vi deg om å kontakte oss på

Hvis du ønsker å kontakte oss kan du også benytte vårt kontaktskjema eller sende e-post til kundeservice@buypass.no.

I forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger på vegne av arrangøren av arrangementet på iSonen, har du de samme rettighetene som angitt over, men disse må rettes mot arrangøren.